Trocar de contador: como é a transição
Trocar de contador é comum e, em geral, pode ser feito a qualquer momento. O que importa é a contabilidade chegar completa ao novo escritório.
Quando as empresas trocam de contador
As empresas mudam de escritório por motivos variados: mudança de porte, de cidade, de atividade ou a vontade de ter outro tipo de acompanhamento. A troca em si é um procedimento administrativo, e o novo escritório recebe a documentação do anterior.
Passo a passo
- Conversar com o novo escritório. Você conta como a empresa trabalha hoje, o porte, o enquadramento e as obrigações em andamento. O escritório explica o que precisa receber e o que vai conferir.
- Avisar o contador atual por escrito. Você comunica a decisão e a data em que a mudança passa a valer. O escritório ajuda a redigir o comunicado; há um modelo curto nas perguntas abaixo.
- Rever o contrato e os serviços em andamento. Você lê o contrato com o contador atual e confere se há serviço em aberto, como uma declaração ou um balanço em preparo. O escritório orienta o que perguntar, sem opinar sobre o acordo de vocês.
- Pedir a documentação. Você solicita os livros, as guias e os arquivos da lista abaixo. O escritório acompanha o recebimento e aponta o que estiver faltando.
- Atualizar o responsável nos órgãos. Você assina as autorizações que forem pedidas. O escritório atualiza o responsável contábil nos cadastros que exigem essa troca, como a Receita Federal, a Fazenda e a prefeitura. Fonte: atendimento virtual da Receita Federal, consultado em 07/10/2026.
- Conferir o que chegou. Você responde às dúvidas sobre a rotina da empresa. O escritório confere a escrituração, as guias pagas, os dados da folha e a lista de pendências.
- Combinar a rotina. Você e o escritório definem como e quando os documentos do mês serão enviados e quem fala com quem.
- Acompanhar o primeiro ciclo. O escritório conduz a primeira entrega de obrigações sob sua responsabilidade e mostra o resultado para você conferir.
O dever do contador anterior
O Código de Ética Profissional do Contador, a NBC PG 01, trata da relação entre profissionais na troca de responsabilidade técnica. Leia o texto em Conselho Federal de Contabilidade, consultado em 07/10/2026.
Os prazos e a redação exata dessas regras devem ser conferidos no texto oficial, e o escritório orienta em cada caso.
O que você precisa separar
- Do contador anterior: a última escrituração contábil, os livros contábeis e fiscais, as guias e os comprovantes de pagamento.
- Da folha: os dados dos funcionários, os contratos, as fichas de registro e os controles de férias.
- Da empresa: o contrato social e suas alterações, o CNPJ, as inscrições estadual e municipal e os alvarás.
- De acesso: o certificado digital da empresa, quando existir. Os acessos aos sistemas públicos podem ser concedidos por procuração eletrônica, quando o sistema permite; o escritório explica como, e senhas pessoais não precisam ser entregues.
- De pendências: a relação das obrigações em atraso ou em andamento, para que nenhuma se perca na mudança.
Como a RC Contábil recebe
O primeiro passo é o contato com o escritório, por telefone, WhatsApp ou pela página de contato. O contador conhece a empresa, confere a documentação recebida e combina com o empresário o primeiro retorno.
Quando algum documento não chega, o escritório registra o que falta e orienta a empresa sobre como pedi-lo ao contador anterior. A troca só avança nos pontos que dependem desse material, e o restante da rotina segue combinado com a empresa.
Cada empresa tem um histórico diferente, por isso a primeira conversa serve para entender o regime tributário, os funcionários, as obrigações em andamento e o que a empresa espera do acompanhamento.
Perguntas frequentes
Posso mudar de contador a qualquer momento?
Em geral, sim. A empresa pode escolher o escritório que a atende. Recomenda-se avisar o escritório atual por escrito e pedir a documentação, para a transição ser organizada.
Quais documentos pedir na troca de contabilidade?
Os livros e arquivos contábeis e fiscais, as guias, os dados da folha, o certificado digital e a relação de pendências. A lista completa está acima nesta página.
Como escrever um comunicado de troca de contador?
Um modelo curto: Comunico que, a partir desta data, a contabilidade da empresa (nome e CNPJ) passará a ser feita por outro escritório. Peço a entrega da documentação e dos arquivos contábeis. Data e assinatura do responsável.
Como fazer a transferência de contador?
Com a comunicação ao escritório atual, a entrega da documentação ao novo e a atualização do responsável nos órgãos que exigirem. O novo escritório conduz a parte técnica.
Como fazer a troca de contador na Receita Federal?
A Receita Federal tem canais próprios para a atualização do responsável contábil. Veja os serviços em atendimento virtual da Receita Federal, consultado em 07/10/2026. O escritório faz o procedimento com a empresa.
Quer trocar de contador?
Converse com o escritório sobre a transição.